Sumário
1. INTRODUÇÃO
2. OBJETIVO
3. ABRANGÊNCIA
3.1 APLICAÇÃO PESSOAL
3.2 APLICAÇÃO TEMPORAL
3.3 APLICAÇÃO GEOGRÁFICA
3.4 APLICAÇÃO MATERIAL
3.5 INTERAÇÕES EXTERNAS
3.6 CONHECIMENTO E ADESÃO
3.7 RESPONSABILIDADE INDIVIDUAL
3.8 REVISÃO E ATUALIZAÇÃO
4. DEFINIÇÃO DE CONFLITO DE INTERESSES
4.1 CONCEITO GERAL
4.2 TIPOS DE CONFLITOS
4.3 ESFERAS DE CONFLITO
4.3.1 CONFLITOS ENTRE CLIENTES
4.3.2 CONFLITOS PESSOAIS
4.3.3 CONFLITOS INSTITUCIONAIS
4.4 CRITÉRIOS DE IDENTIFICAÇÃO
4.5 CONFLITOS EM DIFERENTES ÁREAS DE PRÁTICA
4.6 CONFLITOS TEMPORAIS
4.7 GRAUS DE CONFLITO
4.8 RESPONSABILIDADE DE IDENTIFICAÇÃO
4.9 EVOLUÇÃO DO CONCEITO
5. TIPOS DE CONFLITOS DE INTERESSES
5.1 CONFLITOS ENTRE CLIENTES
5.1.1 REPRESENTAÇÃO ADVERSA DIRETA
5.1.2 REPRESENTAÇÃO ADVERSA INDIRETA
5.1.3 CONFLITOS SUCESSIVOS
5.1.4 CONFLITOS DE INFORMAÇÃO
5.2 CONFLITOS PESSOAIS
5.2.1 INTERESSES FINANCEIROS
5.2.2 RELAÇÕES PESSOAIS OU FAMILIARES
5.2.3 ATIVIDADES EXTERNAS
5.2.4 PRESENTES E HOSPITALIDADES
5.3 CONFLITOS INSTITUCIONAIS
5.3.1 INTERESSES COMERCIAIS DO ESCRITÓRIO
5.3.2 CONFLITOS ENTRE DEPARTAMENTOS
5.3.3 ALIANÇAS ESTRATÉGICAS
5.4 CONFLITOS DE DEVER
5.4.1 CONFIDENCIALIDADE VS. DIVULGAÇÃO
5.4.2 DEVER PARA COM O TRIBUNAL VS. CLIENTE
5.5 CONFLITOS DE INTERESSE PÚBLICO
5.5.1 REPRESENTAÇÃO GOVERNAMENTAL
5.5.2 AÇÕES DE INTERESSE PÚBLICO
5.6 CONFLITOS TECNOLÓGICOS
5.6.1 USO DE INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL
5.6.2 SEGURANÇA CIBERNÉTICA
5.7 IDENTIFICAÇÃO E GESTÃO
6. PROCEDIMENTOS PARA PREVENÇÃO E GESTÃO DE CONFLITOS
6.1 VERIFICAÇÃO PRÉVIA
6.1.1 CHECAGEM INICIAL DE CONFLITOS
6.1.2 QUESTIONÁRIO DE ADMISSÃO DE CLIENTES
6.1.3 REVISÃO POR COMITÊ ESPECIALIZADO
6.2 SISTEMA DE REGISTRO E MONITORAMENTO CONTÍNUO
6.2.1 BASE DE DADOS CENTRALIZADA
6.2.2 MONITORAMENTO DE MUDANÇAS
6.2.3 AUDITORIA INTERNA
6.3 PROCEDIMENTOS DE DIVULGAÇÃO E CONSENTIMENTO
6.3.1 PROTOCOLO DE DIVULGAÇÃO
6.3.2 OBTENÇÃO DE CONSENTIMENTO INFORMADO
6.3.3 REAVALIAÇÃO PERIÓDICA DO CONSENTIMENTO
6.4 IMPLEMENTAÇÃO DE MURALHAS ÉTICAS
6.4.1 SEGREGAÇÃO FÍSICA E DIGITAL
6.4.2 PROTOCOLOS DE COMUNICAÇÃO
6.4.3 TREINAMENTO ESPECÍFICO
6.5 PROCEDIMENTOS PARA RECUSA DE REPRESENTAÇÃO
6.5.1 CRITÉRIOS DE RECUSA
6.5.2 PROCESSO DE COMUNICAÇÃO
6.5.3 DOCUMENTAÇÃO DE RECUSAS
6.6 GESTÃO DE CONFLITOS EM CASOS DE FUSÕES E AQUISIÇÕES DO ESCRITÓRIO
6.6.1 DUE DILIGENCE PRÉ-FUSÃO
6.6.2 INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS
6.7 TREINAMENTO E CONSCIENTIZAÇÃO
6.7.1 PROGRAMA DE TREINAMENTO CONTÍNUO
6.7.2 ATUALIZAÇÕES REGULARES
6.8 REVISÃO E MELHORIA CONTÍNUA
6.8.1 AVALIAÇÃO PERIÓDICA
6.8.2 ADAPTAÇÃO A NOVAS TECNOLOGIAS E PRÁTICAS
7. RESPONSABILIDADES
7.1 CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO
7.2 COMITÊ DE ÉTICA
7.3 SÓCIOS-ADMINISTRADORES
7.4 DEPARTAMENTO DE COMPLIANCE
7.5 ADVOGADOS SENIORES E SÓCIOS
7.6 TODOS OS ADVOGADOS E COLABORADORES
7.7 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
7.8 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
7.9 GERENTES DE RELACIONAMENTO COM CLIENTES
7.10 DEPARTAMENTO FINANCEIRO
7.11 AUDITORIA INTERNA
7.12 RESPONSABILIDADE INDIVIDUAL
8. CONSEQUÊNCIAS DO DESCUMPRIMENTO
8.1 PRINCÍPIOS GERAIS
8.2 CATEGORIZAÇÃO DAS INFRAÇÕES
8.2.1 INFRAÇÕES LEVES
8.2.2 INFRAÇÕES MODERADAS
8.2.3 INFRAÇÕES GRAVES
8.2.4 INFRAÇÕES CRÍTICAS
8.3 MEDIDAS DISCIPLINARES
8.3.1 ADVERTÊNCIA VERBAL
8.3.2 ADVERTÊNCIA ESCRITA
8.3.3 SUSPENSÃO TEMPORÁRIA
8.3.4 REBAIXAMENTO OU REMOÇÃO DE RESPONSABILIDADES
8.3.5 IMPACTO NA REMUNERAÇÃO
8.3.6 TÉRMINO DO VÍNCULO PROFISSIONAL
8.4 PROCESSO DE APLICAÇÃO DAS CONSEQUÊNCIAS
8.4.1 INVESTIGAÇÃO
8.4.2 DIREITO DE DEFESA
8.4.3 DELIBERAÇÃO
8.4.4 COMUNICAÇÃO
8.4.5 RECURSO
8.5 MEDIDAS ADICIONAIS
8.5.1 TREINAMENTO CORRETIVO
8.5.2 MONITORAMENTO AUMENTADO
8.5.3 REPARAÇÃO
8.6 REPORTE EXTERNO
8.7 DOCUMENTAÇÃO E CONFIDENCIALIDADE
8.8 REVISÃO E APRENDIZADO ORGANIZACIONAL
9. CANAL DE DENÚNCIAS
9.1 OBJETIVO DO CANAL DE DENÚNCIAS
9.2 PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS
9.2.1 CONFIDENCIALIDADE
9.2.2 NÃO-RETALIAÇÃO
9.2.3 ACESSIBILIDADE
9.2.4 IMPARCIALIDADE
9.3 MECANISMOS DE DENÚNCIA
9.3.1 PLATAFORMA ONLINE
9.3.2 LINHA TELEFÔNICA DEDICADA
9.3.3 E-MAIL ESPECÍFICO
9.3.4 CAIXA POSTAL FÍSICA
9.3.5 REPORTE DIRETO
9.4 TIPOS DE DENÚNCIAS
9.5 PROCESSO DE GESTÃO DE DENÚNCIAS
9.5.1 RECEBIMENTO E TRIAGEM
9.5.2 INVESTIGAÇÃO
9.5.3 RESOLUÇÃO E AÇÃO CORRETIVA
9.5.4 FEEDBACK E ENCERRAMENTO
9.6 PROTEÇÃO AOS DENUNCIANTES
9.7 TREINAMENTO E CONSCIENTIZAÇÃO
9.8 MONITORAMENTO E MELHORIA CONTÍNUA
9.9 RELATÓRIOS E TRANSPARÊNCIA
9.10 INTEGRAÇÃO COM OUTRAS POLÍTICAS
10. REVISÃO E ATUALIZAÇÃO
Esta política abrangente foi desenvolvida para abordar as nuances e desafios específicos enfrentados por um escritório de advocacia moderno e dinâmico. Ela estabelece diretrizes claras e procedimentos robustos para identificar, prevenir e gerenciar conflitos de interesses em todas as nossas áreas de atuação.
Desde a admissão de novos clientes até a condução de casos complexos, cada aspecto de nossa prática é guiado por princípios que priorizam a lealdade aos clientes, a preservação da confiança pública na profissão jurídica e a manutenção da integridade de nossos serviços.
Mais do que um conjunto de regras, esta política representa um compromisso coletivo de todos os membros do escritório Vinciguera & Reic Advogados Associados com a excelência ética. Ela serve como um guia prático para nossa conduta diária, um instrumento de formação contínua e um mecanismo de prestação de contas.
Ao adotar e implementar rigorosamente esta política, reafirmamos nossa posição como líderes não apenas em expertise jurídica, mas também em integridade profissional.
Convidamos todos os nossos colaboradores, clientes e parceiros a se juntarem a nós neste compromisso com os mais altos padrões éticos, garantindo que nossa prática jurídica continue a ser um farol de confiança e excelência no mundo do direito.
O objetivo desta Política é estabelecer um framework abrangente e robusto para identificar, prevenir e gerenciar eficazmente conflitos de interesses em todas as operações e relacionamentos do escritório Vinciguera & Reic Advogados Associados. Buscamos criar um ambiente onde a integridade ética seja a pedra angular de nossa prática jurídica, garantindo que os interesses de nossos clientes sejam sempre priorizados e protegidos. Esta política visa não apenas cumprir, mas exceder os requisitos legais e éticos estabelecidos pelos órgãos reguladores da advocacia, posicionando nosso escritório como um modelo de excelência em governança ética no setor jurídico.
Adicionalmente, esta política tem como objetivo fomentar uma cultura organizacional de transparência, responsabilidade e consciência ética entre todos os membros do escritório. Visamos não apenas proteger a reputação do escritório, mas também fortalecer a confiança de nossos clientes, do sistema judicial e do público em geral na integridade de nossos serviços e aconselhamento jurídico.
Por fim, esta política objetiva estabelecer um sistema dinâmico e adaptável de gestão de conflitos de interesses, capaz de evoluir em resposta às mudanças no cenário legal, regulatório e de negócios. Buscamos criar mecanismos de revisão contínua, aprendizado organizacional e melhoria dos processos, garantindo que nossa abordagem para conflitos de interesses permaneça eficaz, relevante e alinhada com as melhores práticas globais.
Esta política de conflito de interesses se aplica, sem exceção, a todos os indivíduos vinculados ao escritório, incluindo:
Sócios fundadores e sócios participantes
Advogados associados, sejam eles seniores, plenos ou juniores
Advogados colaboradores e consultores jurídicos
Estagiários
Paralegais e assistentes jurídicos
Funcionários administrativos, incluindo secretárias, recepcionistas e equipe de TI
Prestadores de serviços terceirizados que tenham acesso a informações confidenciais do escritório ou de seus clientes
A política é válida durante todo o período de vínculo profissional com o escritório
Algumas obrigações, especialmente relacionadas à confidencialidade e conflitos pós-emprego, persistem mesmo após o término do vínculo com o escritório
Aplica-se a todas as unidades e filiais do escritório Vinciguera & Reic Advogados Associados, independentemente de sua localização geográfica
Estende-se a atividades profissionais realizadas fora do ambiente físico do escritório, incluindo trabalho remoto, reuniões externas e representações em tribunais
Esta política abrange, mas não se limita a:
Todos os casos e processos judiciais e administrativos sob responsabilidade do escritório
Consultorias e pareceres jurídicos
Negociações e mediações envolvendo clientes do escritório
Atividades de desenvolvimento de negócios e captação de clientes
Participação em conselhos, comitês ou associações profissionais
Publicações acadêmicas e apresentações públicas relacionadas à prática jurídica
A política também se aplica às interações dos membros do escritório com:
Clientes atuais e potenciais
Partes adversas e seus representantes legais
Membros do Judiciário e do Ministério Público
Funcionários públicos e autoridades governamentais
Fornecedores e parceiros de negócios do escritório
Todos os indivíduos abrangidos por esta política devem ler, compreender e assinar um termo de adesão à mesma
Novos membros do escritório devem ser informados sobre a política durante seu processo de integração
Treinamentos periódicos serão realizados para garantir a contínua conscientização e cumprimento da política
Cada indivíduo é pessoalmente responsável por identificar e reportar potenciais conflitos de interesses que possam surgir em sua esfera de atuação
Em caso de dúvida sobre a aplicabilidade da política a uma situação específica, o indivíduo deve buscar orientação imediata do Comitê de Ética do escritório
A abrangência desta política será revisada anualmente pelo Comitê de Ética
Ajustes podem ser feitos para incluir novas categorias de indivíduos ou situações, conforme a evolução das práticas do escritório e do cenário jurídico
Um conflito de interesses ocorre quando os interesses profissionais, pessoais ou financeiros de um membro do escritório interferem, ou têm o potencial de interferir, com:
A capacidade de exercer julgamento profissional objetivo
O dever de lealdade para com o cliente
As obrigações éticas e profissionais do advogado
Os interesses legítimos do escritório
Conflitos Reais: Situações em que existe uma incompatibilidade direta e atual entre os deveres profissionais e outros interesses.
Conflitos Potenciais: Situações que podem evoluir para um conflito real no futuro, dependendo de circunstâncias específicas.
Conflitos Aparentes: Situações que podem ser percebidas por terceiros como conflituosas, mesmo que não haja um conflito real.
Representação simultânea de clientes com interesses opostos
Representação de um cliente contra um ex-cliente em assunto relacionado
Uso de informações confidenciais de um cliente em benefício de outro
Interesses financeiros em empresas clientes ou adversárias
Relações pessoais ou familiares com clientes, partes adversas ou membros do judiciário
Atividades externas que comprometam a dedicação ao escritório ou aos clientes
Interesses comerciais do escritório que conflitem com os interesses dos clientes
Relações com outros escritórios ou profissionais que possam gerar conflitos
Um conflito de interesses pode ser identificado quando:
Há risco de violação do dever de confidencialidade
A representação de um cliente é diretamente adversa a outro cliente
Existe uma limitação significativa na capacidade de representar um cliente devido a interesses pessoais ou responsabilidades para com terceiros
Há possibilidade de ganho pessoal indevido através do uso de informações do cliente ou do escritório
Reconhece-se que conflitos podem surgir de maneiras distintas em diferentes áreas do Direito:
Direito Societário: Representação de empresas concorrentes ou em negociações
Direito Trabalhista: Representação de empregadores e empregados
Direito de Família: Representação de cônjuges em processo de divórcio
Direito Penal: Representação de co-réus com interesses divergentes
Conflitos podem surgir não apenas em representações simultâneas, mas também em representações sucessivas
A duração do dever de lealdade e confidencialidade se estende além do término da representação
Reconhece-se que os conflitos podem variar em gravidade e que nem todos os conflitos impedem necessariamente a representação, desde que:
Sejam devidamente divulgados
O consentimento informado seja obtido de todas as partes afetadas
O escritório possa razoavelmente acreditar que a representação não será afetada adversamente
Todos os membros do escritório têm a responsabilidade de estar alertas para potenciais conflitos
Devem reportar imediatamente qualquer situação que possa constituir um conflito de interesses
A definição de conflito de interesses é dinâmica e pode evoluir com:
Mudanças na legislação e regulamentação profissional
Decisões de órgãos de classe (como a OAB)
Jurisprudência relevante
Práticas éticas em evolução no campo jurídico
Representar simultaneamente dois clientes em lados opostos de um litígio ou negociação
Exemplo: Representar tanto o comprador quanto o vendedor em uma transação imobiliária
Representar clientes com interesses conflitantes, mesmo que não estejam diretamente opostos em um caso específico
Exemplo: Representar duas empresas concorrentes em assuntos distintos, mas com potencial impacto competitivo
Representar um cliente contra um ex-cliente em assunto substancialmente relacionado ao serviço prestado anteriormente
Exemplo: Defender uma empresa em um processo trabalhista após ter representado o empregado em questões pessoais
Possuir informações confidenciais de um cliente que poderiam ser usadas em benefício de outro
Exemplo: Ter conhecimento da estratégia de fusão de um cliente que poderia beneficiar outro cliente no mesmo setor
Ter participação financeira em empresas clientes, concorrentes ou adversárias
Exemplo: Possuir ações de uma empresa que é parte adversa em um litígio do escritório
Ter vínculos pessoais ou familiares com clientes, partes adversas, juízes ou testemunhas
Exemplo: Ter um cônjuge que é executivo de uma empresa cliente do escritório
Envolver-se em atividades fora do escritório que possam comprometer a imparcialidade ou dedicação
Exemplo: Atuar como conselheiro de uma empresa que é concorrente de um cliente do escritório
Situações em que os interesses comerciais do escritório conflitam com os melhores interesses dos clientes
Exemplo: Recomendar serviços jurídicos desnecessários para aumentar a faturamento
Diferentes departamentos do escritório representando interesses conflitantes
Exemplo: O departamento tributário aconselhando uma estratégia que poderia prejudicar um cliente do departamento societário
Parcerias ou alianças do escritório que possam gerar conflitos com clientes existentes
Exemplo: Uma aliança com uma consultoria que compete com serviços oferecidos por um cliente
Situações em que o dever de confidencialidade para com um cliente conflita com o dever de divulgação para outro
Exemplo: Conhecer informações de um cliente que seriam essenciais para a defesa de outro
Conflito entre o dever de honestidade perante o Tribunal e a lealdade ao cliente
Exemplo: Cliente que deseja apresentar provas falsas em juízo
Situações envolvendo clientes governamentais que podem conflitar com interesses privados
Exemplo: Representar uma agência reguladora e uma empresa regulada por ela
Conflitos relacionados à proteção de dados de clientes em sistemas digitais
Exemplo: Acesso não autorizado a informações confidenciais devido a falhas de segurança
Cada tipo de conflito requer uma abordagem específica para identificação e gestão
O escritório deve manter um sistema robusto para detectar e avaliar todos os tipos de conflitos mencionados
Treinamentos regulares devem ser realizados para sensibilizar a equipe sobre as diversas formas que os conflitos podem assumir
Antes de aceitar novos clientes ou casos, realizar uma verificação rigorosa para identificar possíveis conflitos de interesses.
Implementar um sistema informatizado para verificação de conflitos antes da aceitação de novos clientes ou casos
Realizar uma busca abrangente no banco de dados do escritório, incluindo clientes atuais, antigos e potenciais
Desenvolver um questionário detalhado para novos clientes, coletando informações sobre partes relacionadas, concorrentes e questões potencialmente conflitantes
Estabelecer um Comitê de Conflitos para analisar casos complexos ou de alto risco
O Comitê deve ser composto por sócios seniores e membros do departamento de compliance
Manter um sistema atualizado de registro de clientes, casos e partes envolvidas para facilitar a identificação de conflitos.
Manter um sistema centralizado e atualizado de registro de clientes, casos, partes envolvidas e potenciais conflitos
Garantir que o sistema seja acessível a todos os advogados e regularmente atualizado
Implementar um processo de revisão periódica de casos em andamento para identificar conflitos que possam surgir durante o curso da representação
Estabelecer alertas automáticos para mudanças significativas em estruturas corporativas de clientes ou fusões e aquisições
Realizar auditorias internas regulares para garantir a eficácia e atualização do sistema de registro e monitoramento
Quando um potencial conflito for identificado, divulgá-lo imediatamente às partes envolvidas e obter consentimento informado, quando apropriado e legalmente permitido.
Desenvolver um protocolo claro para divulgação de conflitos potenciais ou reais aos clientes afetados
Garantir que a divulgação seja feita por escrito, de forma clara e compreensível
Implementar medidas de segregação de informações e equipes quando necessário para gerenciar conflitos inevitáveis.
Criar barreiras físicas e digitais entre equipes trabalhando em assuntos conflitantes
Implementar controles de acesso rigorosos a arquivos e sistemas de informação
Estabelecer regras claras sobre comunicação entre equipes segregadas
Proibir discussões sobre casos conflitantes em áreas comuns do escritório
Fornecer treinamento detalhado sobre a operação e importância das muralhas éticas
Recusar novos clientes ou casos quando o conflito não puder ser adequadamente gerenciado ou resolvido.
Desenvolver critérios claros para determinar quando um conflito não pode ser gerenciado e a representação deve ser recusada
Incluir considerações éticas, legais e de reputação na avaliação
Estabelecer um protocolo para comunicar a recusa de representação ao cliente potencial ou atual
Garantir que a comunicação seja profissional e preserve a confidencialidade de outros clientes
Manter registros detalhados de casos recusados devido a conflitos, incluindo a natureza do conflito e a justificativa para a recusa
Estabelecer procedimentos robustos para identificar, avaliar e gerenciar conflitos de interesses que possam surgir durante processos de fusão ou aquisição envolvendo o escritório, garantindo a continuidade da integridade profissional e a proteção dos interesses dos clientes durante transições organizacionais.
Realizar uma análise abrangente de conflitos potenciais antes de qualquer fusão ou aquisição envolvendo o escritório
Desenvolver um plano de ação para abordar conflitos identificados
Estabelecer um protocolo para integrar sistemas de verificação de conflitos em caso de fusão com outro escritório
Desenvolver e implementar um programa abrangente de treinamento e conscientização sobre conflitos de interesses para todos os membros do escritório, visando criar uma cultura de vigilância ética e capacitar a equipe para identificar e abordar proativamente potenciais conflitos em suas atividades diárias.
Implementar um programa de treinamento regular sobre identificação e gestão de conflitos para todos os membros do escritório
Fornecer atualizações frequentes sobre mudanças nas políticas de conflitos ou novos tipos de conflitos identificados
Estabelecer um processo sistemático de revisão e aprimoramento das políticas e procedimentos de gestão de conflitos, adaptando-se continuamente às mudanças no ambiente legal, às novas tecnologias e às melhores práticas do setor, para manter a eficácia e relevância do sistema de gestão de conflitos do escritório.
Aprovar e supervisionar a política de conflito de interesses do escritório
Garantir recursos adequados para a implementação efetiva da política
Revisar relatórios anuais sobre a gestão de conflitos de interesses
Liderar pelo exemplo, demonstrando compromisso com os mais altos padrões éticos
Interpretar e aplicar a política de conflito de interesses em casos complexos
Avaliar e decidir sobre situações de conflito que exijam análise aprofundada
Recomendar atualizações e melhorias na política, conforme necessário
Supervisionar investigações de violações reportadas da política
Fornecer orientação ética aos membros do escritório quando solicitado
Implementar e fazer cumprir a política de conflito de interesses em suas respectivas áreas
Promover uma cultura de ética e conformidade dentro do escritório
Aprovar ou recusar novos clientes ou casos com base em análises de conflito
Reportar regularmente ao Conselho de Administração sobre questões de conflito de interesses
Desenvolver, manter e atualizar o sistema de verificação de conflitos
Conduzir verificações de conflito para novos clientes e casos
Manter registros atualizados de todos os conflitos identificados e suas resoluções
Coordenar treinamentos regulares sobre conflito de interesses para todos os membros do escritório
Realizar auditorias internas para garantir o cumprimento da política
Preparar relatórios periódicos sobre a gestão de conflitos para a administração
Identificar e reportar potenciais conflitos de interesse em suas áreas de prática
Participar ativamente na resolução de conflitos identificados
Assegurar que suas equipes estejam cientes e cumpram a política de conflito de interesses
Obter consentimento informado dos clientes quando apropriado e legalmente permitido
Implementar e manter muralhas éticas quando necessário
Familiarizar-se e cumprir rigorosamente a política de conflito de interesses
Realizar verificações de conflito antes de aceitar novos clientes ou casos
Reportar imediatamente qualquer conflito potencial ou real identificado
Manter a confidencialidade das informações dos clientes
Participar de treinamentos obrigatórios sobre conflito de interesses
Buscar orientação do Comitê de Ética ou do Departamento de Compliance em caso de dúvidas
Incluir a política de conflito de interesses no processo de integração de novos funcionários
Manter registros de treinamentos e certificações relacionados à política
Colaborar com o Departamento de Compliance na organização de treinamentos
Desenvolver e manter sistemas de TI para suportar a verificação e gestão de conflitos
Implementar medidas de segurança para proteger informações confidenciais dos clientes
Auxiliar na implementação técnica de muralhas éticas quando necessário
Comunicar a política de conflito de interesses aos clientes de forma clara e transparente
Facilitar a obtenção de consentimento informado quando necessário
Manter os clientes informados sobre potenciais conflitos e suas resoluções
Assegurar que as considerações financeiras não influenciem indevidamente as decisões relacionadas a conflitos de interesses
Colaborar com o Departamento de Compliance na revisão de transações financeiras que possam indicar conflitos
Conduzir revisões periódicas da eficácia da política de conflito de interesses
Reportar resultados e recomendações ao Conselho de Administração e ao Comitê de Ética
Cada membro do escritório é pessoalmente responsável por entender, aderir e promover a política de conflito de interesses
Todos têm o dever de reportar violações ou suspeitas de violação da política através dos canais apropriados
O descumprimento da política de conflito de interesses é considerado uma violação grave dos padrões éticos e profissionais do escritório
As consequências serão aplicadas de forma justa, consistente e proporcional à gravidade da infração
O processo de aplicação de consequências seguirá os princípios do devido processo legal e do direito de defesa
Falha não intencional em reportar um conflito potencial
Atraso na conclusão de treinamentos obrigatórios sobre conflitos de interesses
Negligência na realização de verificações de conflito
Falha recorrente em seguir os procedimentos estabelecidos para gestão de conflitos
Ocultação deliberada de um conflito de interesses
Violação de muralhas éticas estabelecidas
Uso de informações confidenciais de um cliente em benefício de outro
Ações que resultem em danos significativos a clientes ou ao escritório
Violações que comprometam a integridade do sistema judicial
Conduta que possa resultar em processos disciplinares pela Ordem dos Advogados
Aplicável a infrações leves, especialmente para primeira ocorrência
Para infrações leves recorrentes ou infrações moderadas
Será arquivada no prontuário do profissional
Aplicável a infrações moderadas recorrentes ou graves
Pode incluir suspensão de determinados casos ou clientes
Duração variável, dependendo da gravidade da infração
Para infrações graves que demonstrem falta de julgamento em posições de liderança
Pode incluir remoção de cargos de gestão ou supervisão
Redução ou perda de bônus para infrações moderadas a graves
Possível congelamento de aumentos salariais
Para infrações críticas ou padrão consistente de violações graves
Inclui demissão para funcionários e dissolução de sociedade para sócios
Todas as alegações de violação serão investigadas de forma imparcial e confidencial
O Comitê de Ética liderará as investigações, podendo contar com apoio externo se necessário
O profissional acusado terá a oportunidade de apresentar sua versão dos fatos e evidências em sua defesa
O Comitê de Ética avaliará as evidências e recomendará as medidas apropriadas
Para casos graves, a decisão final caberá ao Conselho de Administração
A decisão será comunicada por escrito ao profissional, detalhando as razões e as consequências aplicadas
Estabelecer um processo de apelação para decisões disciplinares significativas
Participação obrigatória em programas de treinamento ético intensivo
Supervisão mais rigorosa das atividades do profissional por um período determinado
Quando aplicável, o profissional pode ser obrigado a tomar medidas para reparar danos causados
Em casos de violações que constituam infrações éticas perante a Ordem dos Advogados ou violações legais, o escritório cumprirá sua obrigação de reportar às autoridades competentes
Todas as ações disciplinares serão documentadas e mantidas em sigilo
Acesso às informações sobre medidas disciplinares será restrito aos indivíduos com necessidade legítima de conhecimento
Análise periódica dos casos de descumprimento para identificar padrões e áreas de melhoria na política e nos procedimentos
Estabelecer um mecanismo seguro e confidencial para reportar preocupações ou violações relacionadas a conflitos de interesses e outras questões éticas
Promover uma cultura de transparência e responsabilidade dentro do escritório
Detectar precocemente potenciais problemas éticos para mitigação rápida
Garantir o anonimato dos denunciantes, quando solicitado
Proteger a identidade de todas as partes envolvidas durante a investigação
Proibição estrita de qualquer forma de retaliação contra denunciantes de boa-fé
Consequências severas para aqueles que praticarem retaliação
Disponibilizar múltiplos canais de denúncia para facilitar o acesso
Garantir que o canal seja acessível a todos os níveis hierárquicos
Assegurar investigações justas e objetivas de todas as denúncias recebidas
Implementar um sistema seguro de denúncias online, acessível 24/7
Permitir o upload de documentos e evidências
Permitir denúncias presenciais ao Comitê de Ética ou ao Departamento de Compliance
Conflitos de interesses não declarados
Violações da política de conflitos de interesses
Uso indevido de informações confidenciais
Quebra de muralhas éticas
Pressões para ignorar conflitos de interesses
Retaliação contra denunciantes
Confirmar o recebimento da denúncia dentro de 24 horas
Realizar uma avaliação inicial para determinar a gravidade e urgência
Designar uma equipe de investigação independente
Conduzir uma investigação imparcial
Manter o denunciante informado sobre o progresso, quando possível e apropriado
Determinar ações corretivas baseadas nos resultados da investigação
Implementar mudanças sistêmicas para prevenir recorrências
Fornecer feedback ao denunciante sobre o resultado, respeitando a confidencialidade
Documentar o caso e arquivar de forma segura
Implementar políticas robustas de proteção contra retaliação
Oferecer aconselhamento e suporte aos denunciantes durante e após o processo
Monitorar a situação profissional dos denunciantes para prevenir retaliações indiretas
Realizar treinamentos regulares sobre o uso do canal de denúncias
Promover campanhas de conscientização sobre a importância de reportar preocupações éticas
Analisar regularmente os dados e tendências das denúncias recebidas
Realizar auditorias periódicas da eficácia do canal de denúncias
Solicitar feedback dos usuários para melhorar continuamente o sistema
Produzir relatórios anuais sobre o funcionamento do canal de denúncias, respeitando a confidencialidade
Compartilhar estatísticas e insights gerais com todos os membros do escritório para promover a transparência
Alinhar o canal de denúncias com outras políticas de ética e compliance do escritório
Assegurar que o canal seja parte integral do programa de gestão de riscos éticos
Esta política será revisada anualmente, seu cumprimento é essencial para preservar a integridade e a confiança em nossas atividades. Eventuais dúvidas ou situações não previstas devem ser comunicadas à administração para avaliação e orientação.
Dourados – MS, 13 de março de 2025.
VINCIGUERA & REIC ADVOGADOS ASSOCIADOS
OAB-MS 652/14
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