Esta política foi desenvolvida com o objetivo de proporcionar diretrizes claras, equitativas e transparentes para o gerenciamento de despesas incorridas por nossos colaboradores no exercício de suas funções profissionais, bem como para o processamento de reembolsos aos nossos clientes, quando aplicável.
Em um cenário jurídico cada vez mais dinâmico e complexo, reconhecemos a importância de uma gestão financeira eficiente e responsável. Esta política reflete nosso compromisso com a integridade, a transparência e a excelência operacional, valores fundamentais que norteiam todas as nossas atividades. Ao estabelecer procedimentos claros e critérios objetivos para reembolsos, buscamos não apenas otimizar nossos recursos financeiros, mas também fortalecer a confiança de nossos colaboradores e clientes.
A presente política abrange uma ampla gama de situações, desde despesas de viagem até custos processuais e despesas incorridas em nome de clientes. Ela foi elaborada levando em consideração as melhores práticas do setor jurídico, as exigências legais e fiscais aplicáveis, e as necessidades específicas de nossa organização. Ao seguir estas diretrizes, esperamos promover uma cultura de responsabilidade financeira, garantindo que os recursos do escritório sejam utilizados de maneira eficaz e alinhada com nossos objetivos estratégicos.
É fundamental que todos os membros do escritório, independentemente de sua posição hierárquica, estejam familiarizados com o conteúdo desta política e a apliquem consistentemente em suas atividades diárias. Encorajamos uma leitura atenta e reflexiva deste documento, e estamos à disposição para esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir em sua interpretação ou aplicação.
Esta política será revisada e atualizada periodicamente para garantir sua contínua relevância e eficácia. Contamos com o comprometimento de todos para implementar e respeitar estas diretrizes.
O Escritório Vinciguera & Reic Advogados Associados estabelece, por meio desta Política de Reembolsos, as diretrizes e procedimentos para o gerenciamento eficaz e transparente de despesas incorridas por seus colaboradores no exercício de suas funções profissionais, bem como para o processamento de reembolsos aos clientes, quando aplicável.
Esta política tem como objetivos principais:
Estabelecer critérios claros e equitativos para o reembolso de despesas, garantindo que todos os colaboradores e clientes sejam tratados de maneira justa e consistente.
Assegurar que os recursos financeiros do escritório sejam utilizados de forma responsável e alinhada com os interesses da organização e de seus clientes.
Promover a transparência nos processos de solicitação, aprovação e pagamento de reembolsos, fortalecendo a confiança entre o escritório, seus colaboradores e clientes.
Facilitar o controle e a previsibilidade dos gastos relacionados a atividades profissionais, contribuindo para uma gestão financeira eficiente do escritório.
Definir responsabilidades claras para todas as partes envolvidas no processo de reembolso, desde os solicitantes até os aprovadores e o departamento financeiro.
Estabelecer mecanismos de controle e auditoria que garantam a conformidade com as políticas internas do escritório e com as legislações aplicáveis.
Proporcionar aos colaboradores e clientes um entendimento claro sobre quais despesas são elegíveis para reembolso e quais são os procedimentos a serem seguidos.
Minimizar o risco de fraudes ou uso indevido dos recursos do escritório, protegendo assim a integridade financeira e reputacional da organização.
Alinhar as práticas de reembolso do escritório com as melhores práticas do mercado jurídico, mantendo a competitividade e a atratividade para talentos profissionais.
Criar uma base sólida para a tomada de decisões relacionadas a gastos profissionais, permitindo flexibilidade quando necessário, mas sempre dentro de parâmetros predefinidos e aprovados.
Esta política aplica-se de forma abrangente a todas as esferas de atuação do escritório, englobando:
Todos os advogados associados, independentemente de seu nível hierárquico ou área de especialização.
Estagiários vinculados ao escritório.
Funcionários administrativos e de suporte, incluindo, mas não se limitando a secretárias, assistentes, paralegais e equipe de TI.
Consultores e profissionais terceirizados que atuem regularmente nas dependências do escritório ou em nome deste.
Todos os sócios do escritório, sejam eles sócios de capital ou de participação.
Membros do conselho diretor e comitês executivos.
Todos os clientes ativos do escritório, pessoas físicas ou jurídicas, que tenham contrato de prestação de serviços vigente.
Clientes potenciais em processo de negociação, quando aplicável e previamente autorizado pela diretoria.
Todas as filiais e escritórios do Vinciguera & Reic Advogados Associados em território nacional.
Atividades profissionais realizadas no exterior em nome do escritório.
Despesas relacionadas a viagens a trabalho, incluindo transporte, hospedagem e alimentação.
Gastos com representação do escritório em eventos, conferências e reuniões externas.
Custas processuais, taxas e emolumentos relacionados aos casos dos clientes.
Despesas com formação profissional, quando previamente autorizadas.
Materiais e serviços necessários para a execução das atividades profissionais.
Esta política é válida a partir da data de sua publicação e permanece em vigor até que seja expressamente revogada ou substituída.
Aplica-se a todas as despesas incorridas após a data de sua implementação, independentemente da data de solicitação do reembolso.
Casos não previstos nesta política serão analisados individualmente pela diretoria do escritório.
Situações excepcionais que requeiram tratamento diferenciado devem ser submetidas à aprovação prévia, conforme procedimentos descritos na seção de exceções desta política.
Esta política de reembolsos deve ser lida e interpretada em conjunto com outras políticas relevantes do escritório, incluindo, mas não se limitando a políticas de viagens, código de ética e conduta profissional.
É responsabilidade de todos os indivíduos cobertos por esta política familiarizarem-se com seu conteúdo e cumprir suas diretrizes.
O departamento de Recursos Humanos é responsável por garantir que todos os novos colaboradores sejam informados sobre esta política durante seu processo de integração.
O escritório reconhece a necessidade de seus colaboradores incorrerem em despesas no exercício de suas funções profissionais. Esta seção estabelece as diretrizes para o reembolso dessas despesas, visando garantir a equidade, transparência e eficiência no processo.
As seguintes categorias de despesas são consideradas elegíveis para reembolso, desde que incorridas exclusivamente para fins profissionais e em conformidade com as políticas do escritório:
Transporte Urbano
O uso de táxi ou serviços de transporte por aplicativo (ex: Uber) é permitido quando o transporte público não for viável, seguro ou eficiente para o deslocamento necessário.
O colaborador deve optar pela alternativa mais econômica disponível, considerando a urgência e as circunstâncias do deslocamento.
Passagens Aéreas
Para voos domésticos, será reembolsada a tarifa de classe econômica.
Em voos internacionais com duração superior a 6 horas, poderá ser autorizada a compra de passagem em classe executiva, mediante aprovação prévia da diretoria.
A compra de passagens deve ser feita com antecedência mínima de 14 dias, salvo em casos de urgência justificada.
Aluguel de Veículos
O aluguel de veículos será reembolsado quando for a opção mais econômica ou quando necessário para a execução eficiente do trabalho.
A categoria do veículo alugado deve ser compatível com a necessidade profissional, priorizando-se modelos econômicos.
Hotéis
Serão reembolsadas estadias em hotéis de categoria até 4 estrelas.
O escritório manterá uma lista de hotéis preferenciais com acordos corporativos, que devem ser priorizados sempre que possível.
Acomodações Alternativas
O uso de plataformas como Airbnb ou similares é permitido quando representar uma opção mais econômica ou adequada à natureza e duração da estadia.
A segurança e a localização da acomodação devem ser consideradas na escolha.
Durante Viagens
Serão reembolsadas as despesas com café da manhã, almoço e jantar durante viagens a trabalho.
O valor das refeições deve ser razoável e compatível com os padrões locais.
Reuniões Externas
Em casos de reuniões externas, será reembolsada apenas a refeição que coincide com o horário da reunião.
Refeições com clientes devem ser pré-aprovadas pelo supervisor direto.
Itens Pré-aprovados
O departamento administrativo manterá uma lista de itens de escritório pré-aprovados para reembolso.
Esta lista estará disponível na intranet do escritório e será atualizada periodicamente.
b) Itens Não Listados
A compra de itens que não constam na lista pré-aprovada requer autorização prévia do supervisor direto.
Eventos Profissionais
Taxas de participação em conferências, seminários ou eventos profissionais relevantes para a área de atuação do colaborador podem ser reembolsadas mediante aprovação prévia.
Desenvolvimento Profissional
Cursos de atualização profissional, quando alinhados com os interesses do escritório e aprovados pela diretoria, poderão ser reembolsados total ou parcialmente.
Para garantir a gestão eficiente dos recursos e manter a equidade entre os colaboradores, estabelecemos os seguintes limites de gastos:
Refeições
Viagens nacionais: Limite de R$ 100 por dia.
Viagens internacionais: Limite de US$ 80 por dia.
b) Hospedagem
Cidades principais (capitais e grandes centros): Limite de R$ 400 por noite.
Demais localidades: Limite de R$ 300 por noite.
c) Transporte Urbano
Limite de R$ 150 por dia para uso de táxi ou serviços de transporte por aplicativo em deslocamentos urbanos.
Processo de Aprovação
Gastos que excedam os limites estabelecidos requerem justificativa por escrito e aprovação prévia do sócio responsável pela área.
Prazo para Solicitação
A solicitação de aprovação para gastos acima do limite deve ser feita com, no mínimo, 48 horas de antecedência.
Em situações de emergência, onde o prazo de 48 horas não possa ser cumprido, o colaborador deve comunicar o supervisor o mais rápido possível e obter aprovação verbal, seguida de documentação formal assim que praticável.
Para garantir um processo eficiente e transparente, os seguintes procedimentos devem ser seguidos ao solicitar reembolso:
Acesso ao Formulário
O formulário padrão de solicitação de reembolso está disponível na intranet do escritório (Solicitação de Reembolso).
Preenchimento
O formulário deve ser preenchido eletronicamente, garantindo clareza e facilitando o processamento.
Todos os campos obrigatórios devem ser preenchidos com informações precisas e detalhadas.
Recibos e Notas Fiscais
Todos os gastos devem ser comprovados por recibos ou notas fiscais originais.
Organização dos Comprovantes
Os comprovantes devem ser organizados em ordem cronológica e anexados ao formulário de reembolso.
Prazo Padrão
As solicitações de reembolso devem ser submetidas em até 5 dias úteis após a data em que a despesa foi incorrida.
Viagens Prolongadas
Em casos de viagens com duração superior a 7 dias, o colaborador pode submeter uma solicitação de reembolso parcial ao final de cada semana de viagem.
O processo de aprovação e pagamento de reembolsos seguirá as seguintes etapas:
Sistema de Aprovação
A aprovação será realizada através do sistema interno de gestão financeira do escritório.
Responsabilidades do Supervisor
Verificar a conformidade das despesas com esta política.
Avaliar a necessidade e relevância das despesas para as atividades profissionais.
Aprovar ou rejeitar a solicitação dentro de 3 dias úteis após o recebimento.
Valores até R$ 500
Serão incluídos na folha de pagamento do mês seguinte à aprovação.
Valores acima de R$ 500
Podem ser solicitados para reembolso imediato via transferência bancária.
A solicitação de reembolso imediato deve ser feita ao departamento financeiro, com a aprovação do sócio da área.
Processo de Solicitação
O colaborador deve enviar um e-mail ao departamento financeiro (contato@vinciguerareic.adv.br), com cópia para o sócio da área, solicitando o reembolso imediato.
O e-mail deve conter a justificativa para a necessidade de reembolso urgente.
Prazo de Pagamento
Uma vez aprovado, o reembolso será processado em até 3 dias úteis.
As seguintes despesas não são elegíveis para reembolso:
Multas de trânsito ou estacionamento.
Upgrades de viagem não autorizados previamente (ex: upgrade de classe econômica para executiva).
Entretenimento pessoal (cinema, teatro, eventos esportivos, etc.).
Presentes para clientes, colegas ou terceiros, exceto quando expressamente autorizados pela diretoria.
Taxas de academia ou outras atividades de lazer durante viagens.
Itens de higiene pessoal ou vestuário.
Bebidas alcoólicas, exceto em situações de representação aprovadas previamente.
Despesas incorridas por cônjuges ou acompanhantes que não estejam a serviço do escritório.
Danos a veículos alugados resultantes de uso indevido ou negligência.
Serviços de lavanderia, exceto em viagens com duração superior a 5 dias.
Gorjetas excessivas (acima de 10% do valor do serviço).
Compras de itens pessoais ou souvenirs.
O escritório reconhece que, no curso da prestação de serviços jurídicos, podem surgir despesas que devem ser reembolsadas pelos clientes. Esta seção estabelece as diretrizes para o processo de reembolso, visando garantir transparência, eficiência e conformidade com as obrigações contratuais e legais.
As seguintes categorias de despesas são consideradas elegíveis para reembolso pelos clientes, desde que diretamente relacionadas aos serviços jurídicos prestados e previamente acordadas:
Taxas de Distribuição de Ações
Valores pagos para iniciar processos judiciais ou administrativos.
Inclui taxas de protocolo e distribuição em todas as instâncias.
Custas de Recursos
Despesas relacionadas à interposição de recursos em qualquer instância.
Abrange preparo, porte de remessa e retorno, quando aplicáveis.
Depósitos Judiciais
Valores depositados em juízo por determinação legal ou judicial.
Inclui depósitos recursais em processos trabalhistas.
Honorários de Oficial de Justiça
Custos relacionados à realização de citações, intimações, penhoras e outras diligências.
Despesas Cartorárias
Custos de autenticações, reconhecimentos de firma, certidões e outros serviços notariais necessários ao processo.
Honorários de Peritos Judiciais
Valores pagos a peritos nomeados pelo juízo para realização de perícias técnicas.
Assistentes Técnicos
Custos de contratação de assistentes técnicos para acompanhar perícias, quando aprovado previamente pelo cliente.
Traduções Juramentadas
Custos de tradução oficial de documentos necessários ao processo.
Viagens para Audiências ou Diligências
Despesas de deslocamento, hospedagem e alimentação para comparecimento a audiências ou realização de diligências fora da comarca sede do escritório.
Sujeitas à aprovação prévia do cliente e aos limites estabelecidos na política de viagens do escritório.
Para assegurar um processo eficiente e transparente, os seguintes procedimentos devem ser seguidos pelos clientes ao solicitar reembolso:
Meio de Solicitação
A solicitação deve ser enviada por e-mail ao departamento financeiro do escritório (contato@vinciguerareic.adv.br).
Formulário Padrão
Utilizar o formulário padrão de solicitação de reembolso disponibilizado pelo escritório.
O formulário deve ser preenchido completamente, incluindo descrição detalhada de cada despesa.
Formato dos Comprovantes
Serão aceitos comprovantes em formato digital (PDF, JPEG), desde que perfeitamente legíveis.
Os comprovantes devem ser nomeados de forma clara, indicando a data e natureza da despesa.
Retenção de Originais
O cliente deve manter os comprovantes originais em seus arquivos por um período mínimo de 5 anos, para fins de auditoria e conformidade fiscal.
Dados Necessários
Informar nome completo do titular da conta, banco, número da agência, número da conta e tipo de conta (corrente ou poupança).
Pessoas Jurídicas
Adicionalmente, informar CNPJ e razão social completa da empresa.
O processo de análise e aprovação das solicitações de reembolso seguirá as seguintes etapas:
Conferência de Comprovantes
Verificação da autenticidade e legibilidade de todos os comprovantes apresentados.
Confirmação de que os valores solicitados correspondem aos comprovantes fornecidos.
Verificação Contratual
Confirmação de que as despesas estão previstas no contrato de prestação de serviços.
Verificação de conformidade com eventuais limites ou restrições contratuais.
Avaliação de Necessidade e Relevância
Confirmação de que as despesas eram necessárias e relevantes para o caso em questão.
Alinhamento Estratégico
Verificação de que as despesas estão em conformidade com a estratégia jurídica acordada com o cliente.
Após a aprovação, o processamento do reembolso seguirá os seguintes passos:
Transferência Eletrônica
Preferencialmente via TED ou PIX.
Cheque Nominal
Utilizado apenas em casos excepcionais, mediante aprovação da diretoria.
Para clientes que exigem nota fiscal para processamento do reembolso, seguiremos o seguinte procedimento:
Código de Serviço
Utilizar código específico para reembolso de despesas, conforme legislação tributária vigente.
Discriminação dos Itens
Cada item reembolsado deve ser discriminado na nota fiscal, incluindo data e número do comprovante original.
Prazo de Emissão
A nota fiscal será emitida até o dia 15 de todo mês.
Envio ao Cliente
A nota fiscal será enviada ao cliente por e-mail.
Procedimento de Pagamento
O cliente deverá seguir seu procedimento padrão para pagamento de notas fiscais.
Acompanhamento
O departamento financeiro do escritório manterá comunicação ativa com o cliente para garantir o recebimento dentro do prazo acordado.
O escritório reconhece a importância da manutenção adequada de registros e da realização de auditorias internas regulares para garantir a conformidade, transparência e eficiência em seus processos de reembolso. Esta seção estabelece as diretrizes para a documentação, armazenamento e auditoria de todas as transações de reembolso.
A manutenção precisa e organizada dos registros é fundamental para a gestão eficaz dos processos de reembolso, conformidade legal e auditoria. Os seguintes procedimentos devem ser rigorosamente observados:
Sistema de Gestão Documental
Todas as solicitações de reembolso, comprovantes e documentação relacionada devem ser digitalizados e armazenados no sistema de gestão documental do escritório.
Padronização de Nomenclatura
Os arquivos digitais devem ser nomeados seguindo um padrão estabelecido para facilitar a recuperação e organização.
O padrão de nomenclatura deve incluir, no mínimo: data da despesa, nome do solicitante e tipo de despesa.
Exemplo: “João Silva – Viagem SP – 05-01-2025″
Documentos Fiscais
Todos os documentos fiscais relacionados a reembolsos devem ser retidos por um período mínimo de 5 anos, conforme a legislação tributária vigente.
Documentos Relacionados a Processos Judiciais
Documentação de reembolsos vinculados a processos judiciais deve ser mantida por um período mínimo de 10 anos após o trânsito em julgado do processo.
Política de Descarte
Após o período de retenção obrigatório, os documentos podem ser descartados, seguindo um processo de aprovação que inclui a verificação da não existência de litígios pendentes ou auditorias em andamento.
A realização de auditorias internas regulares é essencial para garantir a conformidade com esta política, identificar áreas de melhoria e prevenir irregularidades. O processo de auditoria interna deve seguir as seguintes diretrizes:
Auditorias Trimestrais
Realizadas por amostragem, abrangendo no mínimo 10% das transações de reembolso do período.
Foco em verificar a conformidade com os procedimentos estabelecidos e identificar possíveis desvios.
Auditoria Anual Completa
Realizada uma vez por ano, abrangendo todas as transações de reembolso do exercício fiscal.
Deve incluir uma revisão abrangente dos processos, políticas e controles internos.
Verificação de Conformidade
Análise detalhada das solicitações de reembolso para garantir que estejam em conformidade com esta política.
Verificação da adequação da documentação comprobatória.
Confirmação de que as aprovações foram obtidas conforme os níveis hierárquicos estabelecidos.
Análise de Tendências de Gastos
Identificação de padrões de despesas por categoria, departamento e indivíduo.
Comparação com períodos anteriores para detectar variações significativas que possam requerer atenção.
Identificação de Oportunidades de Economia
Avaliação de áreas onde os gastos podem ser otimizados.
Recomendação de ajustes na política ou nos processos para aumentar a eficiência e reduzir custos.
Verificação de Controles Internos
Avaliação da eficácia dos controles internos existentes.
Identificação de possíveis vulnerabilidades no processo de reembolso.
Elaboração do Relatório
O auditor interno deve preparar um relatório detalhado contendo os resultados da auditoria, incluindo:
Resumo executivo
Metodologia utilizada
Achados e observações
Não-conformidades identificadas
Recomendações de melhorias
Apresentação à Diretoria
Os resultados da auditoria devem ser apresentados à diretoria em reunião específica.
A apresentação deve incluir uma análise comparativa com auditorias anteriores, destacando tendências e progressos.
Plano de Ação
Para cada não-conformidade ou área de melhoria identificada, deve ser desenvolvido um plano de ação específico.
O plano de ação deve incluir:
Descrição detalhada da ação corretiva ou preventiva
Responsável pela implementação
Prazo para conclusão
Métrica para avaliação da eficácia da ação
Acompanhamento
O auditor interno deve estabelecer um cronograma de acompanhamento para verificar a implementação e eficácia das ações corretivas.
Um relatório de follow-up deve ser apresentado à diretoria dentro de 3 meses após a auditoria original.
Equipe de Auditoria
As auditorias devem ser conduzidas por profissionais qualificados.
Acesso à Informação
A equipe de auditoria deve ter acesso irrestrito a todos os registros, documentos e sistemas relacionados aos processos de reembolso.
Confidencialidade
Todos os membros da equipe de auditoria devem assinar acordos de confidencialidade para proteger informações sensíveis do escritório e dos clientes.
A implementação eficaz e o cumprimento desta política requerem o comprometimento e a participação ativa de todos os níveis da organização. Esta seção delineia as responsabilidades específicas de cada grupo dentro do Escritório.
Os colaboradores, incluindo advogados associados, estagiários e equipe administrativa, têm as seguintes responsabilidades:
Conformidade com a Política
Ler, compreender e aderir rigorosamente a todas as diretrizes estabelecidas nesta Política de Reembolsos.
Buscar esclarecimentos junto ao supervisor imediato ou ao departamento financeiro em caso de dúvidas sobre a aplicação da política.
Solicitação de Reembolsos
Submeter solicitações de reembolso de forma precisa, honesta e oportuna, seguindo os procedimentos estabelecidos.
Fornecer toda a documentação comprobatória necessária, garantindo sua legibilidade e autenticidade.
Planejamento de Despesas
Planejar antecipadamente as despesas relacionadas ao trabalho, buscando opções econômicas e eficientes.
Obter aprovações prévias quando necessário, especialmente para despesas que excedam os limites estabelecidos.
Responsabilidade Fiscal
Atuar como guardiões responsáveis dos recursos financeiros do escritório, evitando gastos desnecessários ou excessivos.
Os supervisores, incluindo gerentes de equipe e coordenadores de departamento, têm as seguintes responsabilidades:
Revisão e Aprovação
Revisar diligentemente todas as solicitações de reembolso submetidas por sua equipe.
Aprovar ou rejeitar solicitações de forma tempestiva, garantindo conformidade com a política e relevância para os objetivos do negócio.
Orientação à Equipe
Fornecer orientação clara aos membros da equipe sobre a aplicação da política de reembolsos.
Esclarecer dúvidas e auxiliar na interpretação da política quando necessário.
Monitoramento de Conformidade
Monitorar os padrões de gastos de sua equipe, identificando e abordando quaisquer desvios da política.
Reportar ao departamento financeiro ou à diretoria casos recorrentes de não conformidade.
Exemplo de Conduta
Demonstrar, através de suas próprias ações, o comprometimento com uma gestão responsável e ética dos recursos financeiros do escritório.
O departamento financeiro do escritório tem as seguintes responsabilidades:
Processamento de Reembolsos
Processar todas as solicitações de reembolso aprovadas de maneira eficiente e dentro dos prazos estabelecidos.
Manter registros precisos e atualizados de todas as transações de reembolso.
Manutenção da Política
Revisar periodicamente a Política de Reembolsos, propondo atualizações quando necessário para garantir sua relevância e eficácia contínuas.
Comunicar quaisquer alterações na política a todos os colaboradores do escritório.
Suporte e Treinamento
Fornecer suporte técnico e orientação sobre questões relacionadas a reembolsos.
Conduzir treinamentos periódicos para garantir que todos os colaboradores estejam familiarizados com a política e seus procedimentos.
Controle e Análise
Realizar análises regulares dos padrões de gastos e reembolsos em toda a organização.
Identificar oportunidades de otimização de custos e eficiência nos processos de reembolso.
Conformidade Legal e Fiscal
Garantir que todos os processos de reembolso estejam em conformidade com as leis e regulamentos fiscais aplicáveis.
Manter-se atualizado sobre mudanças na legislação que possam impactar os procedimentos de reembolso.
Os sócios do escritório têm as seguintes responsabilidades adicionais:
Revisão e Aprovação de Atualizações
Revisar criticamente e aprovar quaisquer atualizações propostas à Política de Reembolsos.
Garantir que as atualizações estejam alinhadas com a estratégia global e os valores do escritório.
Decisão sobre Exceções
Avaliar e decidir sobre solicitações de exceção à política em casos extraordinários.
Estabelecer critérios claros para a concessão de exceções, garantindo equidade e transparência no processo.
Supervisão Estratégica
Supervisionar a implementação geral da política, garantindo que ela apoie os objetivos estratégicos do escritório.
Avaliar regularmente o impacto financeiro e operacional da política de reembolsos.
Cultura de Conformidade
Promover uma cultura de conformidade e responsabilidade financeira em toda a organização.
Liderar pelo exemplo, aderindo rigorosamente à política em suas próprias solicitações de reembolso.
Resolução de Conflitos
Intervir e resolver quaisquer conflitos ou disputas significativas relacionadas à interpretação, ou aplicação da política de reembolsos.
Aprovação de Grandes Despesas
Revisar e aprovar solicitações de reembolso de valores significativos, conforme definido nos limites da política.
Avaliar o impacto financeiro e a necessidade estratégica de despesas excepcionalmente altas.
Auditoria e Governança
Supervisionar o processo de auditoria interna relacionado aos reembolsos.
Garantir que mecanismos adequados de governança estejam em vigor para prevenir fraudes ou uso indevido dos recursos do escritório.
A Política de Reembolsos é um documento dinâmico que requer revisão e atualização periódicas para garantir sua contínua eficácia e relevância. O processo de revisão é estruturado da seguinte forma:
Composição do Comitê
O Comitê de Revisão da Política de Reembolsos será composto por representantes dos seguintes departamentos:
Departamento Financeiro
Recursos Humanos
Área Jurídica
Reuniões do Comitê
O Comitê se reunirá anualmente, preferencialmente no último trimestre do ano fiscal.
Reuniões extraordinárias podem ser convocadas em caso de mudanças significativas na legislação ou nas práticas do mercado.
Responsabilidades do Comitê
Avaliar a eficácia da política atual.
Identificar áreas que necessitam de atualização ou clarificação.
Propor mudanças e melhorias na política.
Coleta de Feedback
Ao longo do ano, será realizada uma coleta contínua de feedback sobre a política, incluindo:
Sugestões e comentários de colaboradores.
Feedback de clientes sobre o processo de reembolso.
Observações do departamento financeiro sobre a aplicabilidade da política.
Análise de Benchmarks
Anualmente, será realizada uma análise comparativa das políticas de reembolso de outros escritórios de advocacia de porte similar.
Serão consideradas as melhores práticas do setor jurídico e tendências relevantes.
Elaboração de Propostas
Com base no feedback coletado e na análise de benchmarks, o Comitê elaborará propostas de atualização da política.
Revisão Legal
Todas as propostas de alteração serão submetidas a uma revisão legal para garantir conformidade com a legislação vigente.
Aprovação Final
As propostas de atualização serão apresentadas ao Conselho de Sócios para aprovação final.
O Conselho poderá aprovar, rejeitar ou solicitar modificações nas propostas apresentadas.
Implementação e Comunicação
Após a aprovação, as atualizações serão implementadas e comunicadas a todos os colaboradores do escritório.
Será realizado um treinamento para garantir que todos compreendam as novas diretrizes.
Reconhecendo que podem surgir situações extraordinárias que não estão previstas nesta política, o escritório estabelece o seguinte processo para lidar com exceções:
Formato da Solicitação
Todas as solicitações de exceção à política devem ser feitas por escrito.
A solicitação deve incluir:
Descrição detalhada da situação que requer exceção.
Justificativa clara para a necessidade da exceção.
Impacto financeiro estimado.
Medidas propostas para mitigar riscos associados à exceção.
Prazo de Submissão
A solicitação deve ser encaminhada ao sócio responsável pela área, via e-mail, com, no mínimo, 5 dias úteis de antecedência.
Em casos de emergência, onde o prazo de 5 dias não possa ser cumprido, a solicitação deve ser feita o mais rapidamente possível, com justificativa para a urgência.
Valores até R$ 10.000
Requer a assinatura de dois sócios do escritório.
Os sócios devem avaliar a necessidade e o impacto da exceção antes de aprovar.
Valores acima de R$ 10.000
Requer aprovação do Comitê Executivo do escritório.
O Comitê Executivo deve se reunir (presencial ou virtualmente) para discutir e votar a aprovação da exceção.
Critérios de Avaliação
Necessidade imperiosa para o negócio.
Alinhamento com os valores e a ética do escritório.
Impacto financeiro e reputacional.
Precedente que pode ser criado.
Log de Exceções
O departamento financeiro manterá um registro detalhado de todas as exceções aprovadas.
O log deve incluir:
Data da solicitação e da aprovação.
Descrição da exceção.
Valor envolvido.
Justificativa apresentada.
Nomes dos aprovadores.
Revisão Anual
O Comitê de Revisão da Política analisará o log de exceções anualmente.
Esta revisão visa:
Identificar padrões ou tendências nas exceções solicitadas.
Avaliar o impacto cumulativo das exceções na política global.
Determinar se ajustes na política são necessários para acomodar situações recorrentes.
Relatório para a Diretoria
Um relatório anual sobre as exceções aprovadas será apresentado à Diretoria do escritório.
O relatório incluirá recomendações sobre possíveis ajustes na política baseados na análise das exceções.
Frequência
Exceções não devem se tornar a regra. Solicitações frequentes de exceção por um mesmo indivíduo ou departamento serão submetidas a uma revisão especial.
Conformidade Legal
Nenhuma exceção pode ser aprovada se violar leis ou regulamentos aplicáveis.
Ética
Todas as exceções devem estar em conformidade com o Código de Ética do escritório e dos órgãos reguladores da advocacia.
Esta política foi cuidadosamente elaborada para estabelecer um framework abrangente e justo para o gerenciamento de despesas e reembolsos. Ela reflete nosso compromisso com a transparência, eficiência e responsabilidade financeira, ao mesmo tempo, em que reconhece a necessidade de flexibilidade em um ambiente de negócios dinâmico. Ao aderir a estas diretrizes, todos os membros de nossa organização contribuem para a saúde financeira do escritório e para a manutenção da confiança de nossos clientes.
A implementação eficaz desta política requer o engajamento ativo e o compromisso de todos os colaboradores, supervisores, membros do departamento financeiro e sócios. Encorajamos todos a familiarizarem-se completamente com estas diretrizes e a buscarem esclarecimentos quando necessário. Lembramos que esta política está sujeita a revisões periódicas para garantir sua contínua relevância e eficácia.
O Escritório Vinciguera & Reic Advogados Associados está comprometido em manter um ambiente de trabalho que valoriza a integridade, a responsabilidade e a excelência em todos os aspectos de nossas operações.
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