Sumário
1. INTRODUÇÃO
2. AUTORIDADES E RESPONSABILIDADES
2.1 COMITÊ EXECUTIVO
2.2 SÓCIOS-GESTORES DE ÁREAS
2.3 SETOR ADMINISTRATIVO-FINANCEIRO
2.4 VIAJANTES (ADVOGADOS E COLABORADORES)
2.5 COORDENADORES DE EQUIPE
2.6 SETOR DE COMPLIANCE
3. DIRETRIZES GERAIS
3.1 DEFINIÇÃO DE VIAGEM CORPORATIVA
3.2 APROVAÇÕES
3.3 PLANEJAMENTO E RESERVAS
3.4 CONFIDENCIALIDADE E SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
3.5 CONDUTA PROFISSIONAL
3.6 SAÚDE E SEGURANÇA
3.7 ACOMPANHANTES E EXTENSÕES PESSOAIS
3.8 RELATÓRIOS PÓS-VIAGEM
4. TRANSPORTE
4.1 PASSAGENS AÉREAS
4.1.1 RESERVAS E PRAZOS
4.1.2 CLASSE DE VIAGEM
4.1.3 SELEÇÃO DE VOOS
4.1.4 PROGRAMA DE MILHAGEM
4.1.5 ALTERAÇÕES E CANCELAMENTOS
4.2 TRANSPORTE TERRESTRE
4.2.1 TÁXIS E APLICATIVOS DE TRANSPORTE
4.2.2 LOCAÇÃO DE VEÍCULOS
4.2.3 USO DE VEÍCULO PRÓPRIO
4.2.4 TRANSPORTE PÚBLICO
4.3 TRANSPORTE FERROVIÁRIO
4.4 TRANSPORTE MARÍTIMO
4.5 DESLOCAMENTOS LOCAIS
4.6 ESTACIONAMENTO
4.7 MULTAS E INFRAÇÕES
4.8 SEGURANÇA
5. HOSPEDAGEM
5.1 RESERVAS
5.2 SELEÇÃO DE HOTÉIS
5.3 TIPO DE ACOMODAÇÃO
5.4 SERVIÇOS INCLUSOS
5.6 DURAÇÃO DA ESTADIA
5.7 DESPESAS ADICIONAIS
5.8 CANCELAMENTOS E ALTERAÇÕES
5.9 HOSPEDAGEM ALTERNATIVA
5.10 PROGRAMAS DE FIDELIDADE
5.11 SEGURANÇA
6. ALIMENTAÇÃO E DESPESAS
6.1 LIMITES DIÁRIOS PARA REFEIÇÕES
6.1.1 VIAGENS NACIONAIS
6.1.2 VIAGENS INTERNACIONAIS
6.2 REGRAS GERAIS PARA REFEIÇÕES
6.3 DESPESAS COM CLIENTES
6.4 OUTRAS DESPESAS REEMBOLSÁVEIS
6.4.1 TRANSPORTE LOCAL
6.5 DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS
6.6 PRESTAÇÃO DE CONTAS
6.7 CARTÃO CORPORATIVO
6.8 EXCEÇÕES
7. ADIANTAMENTOS E REEMBOLSOS
7.1 ADIANTAMENTOS
7.1.1 SOLICITAÇÃO DE ADIANTAMENTOS
7.1.2 APROVAÇÃO DE ADIANTAMENTOS
7.1.3 LIBERAÇÃO DOS VALORES
7.1.4 RESPONSABILIDADES
7.2 REEMBOLSOS
7.2.1 ELEGIBILIDADE PARA REEMBOLSO
7.2.2 PROCESSO DE SOLICITAÇÃO DE REEMBOLSO
7.2.3 DOCUMENTAÇÃO COMPROBATÓRIA
7.2.4 CONVERSÃO DE MOEDAS
7.3 ANÁLISE E APROVAÇÃO
7.3.1 PROCESSO DE ANÁLISE
7.3.2 AJUSTES E ESCLARECIMENTOS
7.4 PAGAMENTO DOS REEMBOLSOS
7.5 CARTÃO CORPORATIVO
7.6 AUDITORIAS E COMPLIANCE
8. CONDUTA PROFISSIONAL
8.1 REPRESENTAÇÃO DO ESCRITÓRIO
8.2 CONFORMIDADE ÉTICA
8.2.1 CÓDIGO DE ÉTICA DA OAB
8.2.2 NORMAS INTERNAS DO ESCRITÓRIO
8.3 INTERAÇÕES PROFISSIONAIS
8.3.1 COM CLIENTES
8.3.2 COM COLEGAS DE PROFISSÃO
8.3.3 COM AUTORIDADES
8.4 VESTUÁRIO E APRESENTAÇÃO PESSOAL
8.5 COMUNICAÇÃO
8.5.1 VERBAL
8.5.2 ESCRITA
8.5.3 MÍDIAS SOCIAIS
8.6 CONSUMO DE ÁLCOOL E SUBSTÂNCIAS
8.7 CONFLITOS DE INTERESSE
8.8 PRESENTES E HOSPITALIDADE
8.9 SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
8.10 RESPEITO À DIVERSIDADE E INCLUSÃO
8.11 RELATO DE INCIDENTES
8.12 TREINAMENTO E CONSCIENTIZAÇÃO
9. EMERGÊNCIAS E SUPORTE
9.1 PREPARAÇÃO PARA EMERGÊNCIAS
9.1.1 ANTES DA VIAGEM
9.1.2 DURANTE A VIAGEM
9.2 SUPORTE NÃO-EMERGENCIAL
9.2.1 ASSISTÊNCIA TÉCNICA
9.2.2 QUESTÕES FINANCEIRAS
9.2.3 ALTERAÇÕES DE ITINERÁRIO
9.3 REPORTE PÓS-INCIDENTE
9.4 TREINAMENTO E PREPARAÇÃO
10. REVISÃO E ATUALIZAÇÃO
O escritório Vinciguera & Reic Advogados Associados reconhece que as viagens corporativas são uma parte essencial de nossas operações, fundamentais para manter relacionamentos com clientes, representar seus interesses em diferentes jurisdições e promover o desenvolvimento profissional de nossa equipe. Esta política de viagens corporativas foi desenvolvida para estabelecer diretrizes claras e abrangentes que assegurem a eficiência, segurança e conformidade em todas as viagens realizadas a serviço do escritório.
Nosso objetivo é proporcionar aos colaboradores o suporte necessário para realizarem suas atividades profissionais com excelência, ao mesmo tempo, em que mantemos um equilíbrio entre o conforto, a produtividade e a gestão responsável dos recursos do escritório.
Esta política reflete nosso compromisso com a ética profissional, a segurança de nossos colaboradores e a sustentabilidade de nossas práticas, alinhando-se aos valores fundamentais que norteiam nossa atuação no campo jurídico.
As diretrizes aqui apresentadas abrangem todos os aspectos das viagens corporativas, desde o planejamento e aprovação até a conduta profissional e procedimentos de emergência.
Esperamos que todos os colaboradores, independentemente de seu nível hierárquico, se familiarizem com estas normas e as apliquem em todas as viagens a serviço do escritório. A adesão a esta política não apenas garante a conformidade com nossas práticas internas, mas também reforça nossa reputação de excelência e integridade perante clientes, parceiros e a comunidade jurídica como um todo.
O gerenciamento eficaz das viagens corporativas em nosso escritório requer uma estrutura clara de autoridades e responsabilidades. Esta seção define os papéis e deveres de cada nível organizacional, assegurando que as viagens sejam planejadas, executadas e monitoradas de forma eficiente, ética e alinhada com nossos objetivos estratégicos. A colaboração entre todas as partes é essencial para o sucesso desta política.
O Comitê Executivo é responsável pela supervisão estratégica da política de viagens, garantindo sua eficácia e alinhamento com os objetivos do escritório.
Responsabilidades
Aprovar e endossar a política de viagens;
Estabelecer metas anuais de eficiência e redução de custos relacionados a viagens;
Revisar e aprovar atualizações anuais da política;
Deliberar sobre exceções significativas não previstas nesta política;
Autorizar viagens internacionais e participações em eventos de alto custo;
Aprovar parcerias estratégicas com fornecedores de serviços de viagem.
Os sócios-gestores desempenham um papel fundamental na implementação da política em suas respectivas áreas, equilibrando as necessidades operacionais com a eficiência financeira.
Responsabilidades
Aprovar solicitações de viagens de sua equipe, avaliando necessidade e relevância;
Garantir o cumprimento da política em sua área de atuação;
Analisar relatórios periódicos de gastos com viagens, propondo otimizações;
Autorizar exceções à política dentro de sua alçada, documentando justificativas;
Assegurar que as viagens estejam alinhadas com os interesses dos clientes e do escritório.
Este setor é o ponto central para a gestão operacional da política de viagens, fornecendo suporte e controle em todas as etapas do processo.
Responsabilidades
Implementar e gerenciar as diretrizes desta política;
Negociar e manter acordos com fornecedores de serviços de viagem;
Monitorar e reportar gastos com viagens, produzindo relatórios analíticos;
Oferecer suporte aos viajantes antes, durante e após as viagens;
Manter um sistema eficiente para reservas, aprovações e prestação de contas;
Realizar auditorias periódicas para garantir o cumprimento da política;
Promover treinamentos sobre a política de viagens;
Gerenciar o programa de milhagem corporativa.
Os viajantes são os principais executores desta política e têm a responsabilidade de representar o escritório com profissionalismo e eficiência durante as viagens.
Responsabilidades
Conhecer e cumprir integralmente esta política;
Planejar viagens com antecedência para otimizar custos;
Manter conduta ética e profissional durante as viagens;
Realizar reservas através dos canais oficiais designados;
Apresentar prestação de contas detalhada e dentro do prazo;
Zelar pela segurança das informações e documentos dos clientes;
Buscar alternativas econômicas sem comprometer a qualidade do trabalho;
Reportar incidentes ou emergências imediatamente.
Os coordenadores atuam como um elo entre os viajantes e os sócios-gestores, garantindo a continuidade das operações durante as viagens.
Responsabilidades
Auxiliar na aprovação preliminar das solicitações de viagem de sua equipe;
Assegurar alinhamento das viagens com os cronogramas dos casos em andamento;
Coordenar a distribuição de tarefas durante a ausência de membros em viagem;
Monitorar a frequência e necessidade de viagens, propondo otimizações.
O setor de Compliance garante que todas as atividades relacionadas a viagens estejam em conformidade com as normas éticas e legais aplicáveis.
Responsabilidades
Garantir conformidade da política com regulamentações e práticas éticas;
Avaliar potenciais conflitos de interesse relacionados a viagens;
Conduzir revisões periódicas para assegurar conformidade com normas anticorrupção.
As diretrizes gerais estabelecem os princípios fundamentais que regem as viagens corporativas em nosso escritório. Estas normas visam garantir a eficiência, segurança e conformidade de todas as viagens realizadas a serviço do escritório ou em representação de nossos clientes.
Considera-se viagem corporativa o deslocamento que atenda a pelo menos um dos seguintes critérios:
Distância superior a 100 km da sede do escritório;
Necessidade de pernoite, independentemente da distância;
Deslocamento a serviço do escritório ou para representação de clientes.
Todas as viagens devem ser previamente aprovadas pelo sócio-gestor da área responsável;
Viagens internacionais requerem aprovação adicional do Comitê Executivo;
Solicitações de viagem devem ser submetidas com antecedência mínima de:
7 dias úteis para viagens nacionais;
21 dias úteis para viagens internacionais.
Aprovações emergenciais podem ser concedidas em casos excepcionais, mediante justificativa formal.
Todas as reservas de passagens, hospedagens e demais serviços devem ser realizadas exclusivamente através do sistema corporativo designado;
O planejamento deve priorizar a otimização de custos e a eficiência do trabalho a ser realizado;
Viajantes devem considerar alternativas como videoconferências antes de solicitar viagens;
Sempre que possível, agendar múltiplos compromissos na mesma viagem para maximizar a eficiência;
Preferência por voos diretos e horários que minimizem a necessidade de pernoites adicionais;
Reservas devem ser feitas com a maior antecedência possível para obter melhores tarifas.
Os viajantes devem observar rigorosamente as normas de confidencialidade e segurança da informação do escritório durante as viagens;
É expressamente proibido discutir assuntos confidenciais de clientes em locais públicos durante as viagens;
Documentos físicos confidenciais devem ser transportados em pastas seguras e nunca deixados sem supervisão;
Dispositivos eletrônicos (laptops, smartphones) devem ser protegidos com senhas fortes e, quando possível, criptografia;
Uso de VPN é obrigatório ao acessar a rede do escritório de locais públicos ou não seguros;
Em caso de perda ou roubo de dispositivos, ou documentos, o incidente deve ser reportado imediatamente ao setor de TI e ao Compliance.
Viajantes devem manter conduta profissional impecável, lembrando que representam o escritório em todos os momentos;
Vestimenta adequada deve ser mantida durante toda a viagem, especialmente em compromissos profissionais;
O consumo de álcool deve ser moderado e restrito a ocasiões sociais apropriadas, nunca comprometendo a imagem do escritório;
Respeitar as leis e costumes locais, especialmente em viagens internacionais.
Viajantes devem informar-se sobre as condições de saúde e segurança do destino antes da viagem;
Para viagens internacionais, verificar a necessidade de vacinas ou medicamentos específicos;
Evitar áreas consideradas de risco no destino da viagem.
Viagens com acompanhantes não relacionados ao trabalho devem ser previamente aprovadas e não geram custos adicionais para o escritório;
Extensões pessoais de viagens corporativas são permitidas, desde que não interfiram nos compromissos profissionais e não gerem custos extras para o escritório.
Todos os viajantes devem submeter um breve relatório pós-viagem dentro de 5 dias úteis após o retorno;
O relatório deve incluir os principais resultados alcançados, contatos estabelecidos e oportunidades identificadas.
As diretrizes de transporte visam otimizar os deslocamentos dos colaboradores durante viagens corporativas, equilibrando eficiência, conforto e custo-benefício. Estas normas aplicam-se a todos os meios de transporte utilizados em viagens a serviço do escritório.
Prazo mínimo para reservas:
7 dias úteis para voos nacionais
21 dias úteis para voos internacionais
Reservas devem ser feitas exclusivamente através do sistema corporativo designado
Classe econômica para voos de até 4 horas de duração
Classe executiva permitida para:
Voos acima de 4 horas, mediante aprovação prévia do sócio-gestor
Sócios em qualquer voo internacional
Advogados sêniores em voos noturnos internacionais
Priorizar voos diretos e com menor custo, considerando a relação custo-benefício
Evitar escalas que aumentem significativamente o tempo total de viagem
Considerar horários que permitam a chegada com antecedência adequada aos compromissos
Milhas acumuladas em viagens corporativas pertencem ao escritório
O setor administrativo-financeiro gerenciará o programa de milhagem corporativa
Alterações voluntárias são de responsabilidade do viajante, exceto se justificadas por motivos profissionais
Cancelamentos devem ser comunicados imediatamente para minimizar custos
Utilizar serviços de táxi ou aplicativos de transporte credenciados pelo escritório, se houver
Priorizar opções com acordo corporativo para obter melhores tarifas
Compartilhar corridas com colegas sempre que possível
Permitida quando mais econômica que outras opções de transporte
Limitada à categoria intermediária (grupo C ou similar)
Categorias superiores permitidas apenas em casos excepcionais, com aprovação prévia
Seguro completo é obrigatório em todas as locações
Reembolso por combustível gasto
Uso de veículo próprio requer aprovação prévia do sócio-gestor
O viajante é responsável pelo seguro e manutenção do veículo próprio
Incentivado o uso de transporte público em cidades com sistemas eficientes e seguros
Reembolso integral mediante apresentação de comprovantes
Preferível a voos para trajetos de até 3 horas, quando disponível
Classe executiva permitida para viagens acima de 2 horas
Utilizado apenas quando indispensável para acesso ao destino
Classe padrão para todos os colaboradores, exceto sócios
Para deslocamentos dentro da cidade de destino, priorizar:
Transporte público, quando seguro e eficiente
Serviços de táxi ou aplicativos credenciados
Veículo locado, se mais econômico para múltiplos deslocamentos
Reembolsável mediante comprovante, priorizando opções mais econômicas
Em aeroportos, utilizar estacionamentos conveniados quando disponíveis
Multas de trânsito são de responsabilidade do condutor
Infrações devem ser comunicadas imediatamente ao setor administrativo-financeiro
Viajantes devem priorizar sempre sua segurança na escolha do meio de transporte
Em destinos considerados de risco, pode ser exigido o uso de serviços de transporte específicos
As diretrizes de hospedagem visam garantir acomodações adequadas aos colaboradores durante viagens corporativas, equilibrando conforto, segurança e custo-efetividade. Estas normas aplicam-se a todas as estadias relacionadas a viagens a serviço do escritório.
Todas as reservas devem ser feitas exclusivamente através do sistema corporativo designado ou pela equipe de viagens do escritório.
Prazo mínimo para reservas:
5 dias úteis para hospedagens nacionais
14 dias úteis para hospedagens internacionais
Priorizar hotéis conveniados ao escritório, que ofereçam tarifas corporativas.
Localização deve ser próxima ao local do compromisso principal, considerando segurança e facilidade de acesso.
Na ausência de hotéis conveniados, selecionar estabelecimentos que atendam aos padrões de qualidade e segurança do escritório.
Quarto individual standard para todos os colaboradores.
Upgrades para categorias superiores são permitidos apenas se não houver custo adicional para o escritório.
Suítes ou quartos executivos são permitidos para sócios em estadias superiores a 3 noites.
Café da manhã deve estar incluso na tarifa do hotel.
Wi-Fi gratuito é requisito essencial na seleção do hotel.
Estacionamento incluso, quando necessário e disponível.
Check-in no dia anterior ao compromisso é permitido para viagens com início antes das 10h00.
Check-out no dia posterior ao compromisso é permitido para viagens com término após as 18h00.
Estadias estendidas devem ser justificadas e aprovadas previamente.
Despesas pessoais (pay-per-view, spa, academia) não são reembolsáveis.
Cancelamentos devem ser comunicados imediatamente para evitar cobranças de no-show.
Alterações de reserva devem ser feitas através dos canais oficiais do escritório.
Custos decorrentes de cancelamentos ou alterações por motivos pessoais são de responsabilidade do viajante.
O uso de plataformas de hospedagem alternativa (ex: Airbnb) é permitido apenas em casos excepcionais, mediante aprovação prévia e garantia de segurança e adequação ao padrão do escritório.
Pontos ou benefícios acumulados em programas de fidelidade de hotéis durante viagens corporativas pertencem ao colaborador.
A escolha do hotel não deve ser influenciada por programas de fidelidade pessoais em detrimento das opções mais vantajosas para o escritório.
Priorizar hotéis que atendam aos padrões de segurança.
Em destinos considerados de risco, podem ser exigidas medidas adicionais de segurança na seleção do hotel.
Esta seção estabelece diretrizes para despesas com alimentação e outras despesas incidentais durante viagens corporativas. O objetivo é garantir que os colaboradores tenham suas necessidades atendidas de forma adequada, mantendo o controle de custos e a conformidade com as políticas do escritório.
Limite de R$ 100 por dia.
Limite de US$ 80 por dia.
Os limites diários são cumulativos, permitindo flexibilidade entre as refeições
Bebidas alcoólicas não são reembolsáveis, exceto em jantares de negócios com clientes
Gorjetas são reembolsáveis até o limite de 10% do valor da refeição, respeitando os costumes locais
Refeições consumidas no hotel devem seguir os mesmos limites estabelecidos
Despesas com refeições envolvendo clientes devem ser discriminadas separadamente
Táxis, uber e transporte público: limitede R$ 150 por dia.
Deve-se optar pela alternativa mais econômica que não comprometa a segurança
Itens de uso pessoal (medicamentos, produtos de higiene, roupas)
Multas de trânsito ou estacionamento
Entretenimento pessoal (cinema, teatro, eventos esportivos)
Presentes pessoais
Upgrades de viagem não autorizados
Danos a veículos alugados por negligência
Todas as despesas devem ser comprovadas com notas fiscais ou recibos detalhados
A prestação de contas deve ser realizada em até 5 dias úteis após o retorno da viagem
Utilizar o sistema de prestação de contas do escritório, anexando todos os comprovantes digitalizados (vide Política de Solicitação de Reembolso)
Despesas sem comprovação adequada não serão reembolsadas
O uso do cartão corporativo é incentivado para todas as despesas de viagem
O cartão deve ser utilizado exclusivamente para despesas relacionadas à viagem a trabalho
Extratos do cartão corporativo devem ser reconciliados com o relatório de despesas
Situações excepcionais que requeiram gastos acima dos limites estabelecidos devem ser aprovadas previamente pelo sócio-gestor
Em casos de força maior (como cancelamentos de voos ou emergências), despesas adicionais serão avaliadas individualmente
Esta seção estabelece as diretrizes para solicitação de adiantamentos e processamento de reembolsos relacionados a viagens corporativas. O objetivo é garantir um processo transparente, eficiente e em conformidade com as políticas financeiras do escritório.
Adiantamentos devem ser solicitados com no mínimo 5 dias úteis de antecedência da data da viagem.
A solicitação deve ser feita através do sistema corporativo designado.
O valor do adiantamento não deve exceder 80% do total estimado das despesas da viagem.
Adiantamentos até R$ 1.000,00 podem ser aprovados pelo coordenador da área.
Adiantamentos acima de R$ 1.000,00 requerem aprovação do sócio-gestor.
Os valores aprovados serão creditados na conta bancária do colaborador ou no cartão corporativo, conforme política do escritório.
A liberação ocorrerá até 2 dias úteis antes da data da viagem.
O colaborador é responsável pela guarda e uso adequado dos valores adiantados.
Valores não utilizados devem ser devolvidos ao escritório no momento da prestação de contas.
São elegíveis para reembolso todas as despesas previstas nesta política de viagens e na Política de Solicitação de Reembolso.
Todas as despesas devem ser devidamente comprovadas.
Despesas que excedam os limites estabelecidos sem aprovação prévia não serão reembolsadas.
A prestação de contas e solicitação de reembolso deve ser realizada em até 5 dias úteis após o retorno da viagem.
Utilizar exclusivamente o sistema de prestação de contas do escritório para submeter as solicitações.
Todos os gastos devem ser detalhados e categorizados corretamente no sistema.
Todos os gastos devem ser comprovados com notas fiscais ou recibos válidos.
Documentos devem ser legíveis, sem rasuras e conter as seguintes informações:
Data da despesa
Descrição do item ou serviço
Valor
Nome e CNPJ do estabelecimento (para despesas nacionais)
Comprovantes em língua estrangeira devem ser acompanhados de breve tradução do item.
Para despesas em moeda estrangeira, utilizar a taxa de câmbio do dia da despesa, comprovada por extrato do cartão de crédito ou recibo de câmbio.
Na ausência de comprovação específica, será utilizada a taxa de câmbio oficial do dia da despesa.
O setor financeiro analisará todas as solicitações de reembolso em até 5 dias úteis após a submissão.
Serão verificados: conformidade com a política, documentação comprobatória e aprovações necessárias.
Caso sejam necessários ajustes ou esclarecimentos, o solicitante será notificado e terá 3 dias úteis para responder.
Solicitações não ajustadas no prazo serão automaticamente rejeitadas.
Valores até R$ 500: Serão incluídos na folha de pagamento do mês seguinte a aprovação
Valores acima de R$ 500: Podem ser solicitados para reembolso imediato via transferência bancária.
O comprovante de pagamento será disponibilizado no sistema de prestação de contas.
Colaboradores elegíveis receberão um cartão corporativo para uso em despesas de viagem.
O uso do cartão corporativo não dispensa a necessidade de prestação de contas e apresentação de comprovantes.
O limite do cartão será estabelecido conforme o perfil de viagens do colaborador.
Todas as prestações de contas estão sujeitas a auditorias internas e externas.
Irregularidades identificadas podem resultar em medidas disciplinares, incluindo a obrigação de ressarcimento ao escritório.
O departamento de Compliance realizará revisões periódicas das prestações de contas para garantir a adesão à política.
A conduta profissional durante viagens corporativas é fundamental para manter a reputação e integridade do escritório. Esta seção estabelece as diretrizes de comportamento esperado de todos os colaboradores quando em viagem a serviço, reforçando os valores e princípios éticos da advocacia e do escritório.
Os viajantes devem ter em mente que são representantes do escritório em todos os momentos durante a viagem.
Manter conduta exemplar em todas as interações, sejam profissionais ou casuais.
Evitar comportamentos que possam comprometer a imagem ou reputação do escritório.
Observar rigorosamente o Código de Ética e Disciplina da Ordem dos Advogados do Brasil durante toda a viagem.
Manter o sigilo profissional e a confidencialidade das informações dos clientes em todas as circunstâncias.
Aderir às políticas e procedimentos internos do escritório, incluindo, mas não se limitando a:
Política de Conflito de Interesses
Política Anticorrupção
Política de Uso de Mídias Sociais
Política de Segurança da Informação
Manter postura profissional e cordial em todos os encontros com clientes.
Respeitar os limites da relação profissional, evitando familiaridades excessivas.
Ser pontual e preparado para todos os compromissos agendados.
Tratar outros advogados, inclusive adversários, com respeito e urbanidade.
Manter a colegialidade profissional, mesmo em situações de divergência.
Demonstrar o devido respeito a magistrados, membros do Ministério Público e demais autoridades.
Manter a postura adequada em ambientes forenses e administrativos.
Vestir-se de forma apropriada e condizente com a natureza dos compromissos profissionais.
Em dúvida, optar sempre por uma apresentação mais formal.
Utilizar linguagem profissional e apropriada em todas as interações.
Evitar o uso de gírias, expressões coloquiais ou linguagem inadequada.
Manter o profissionalismo em todas as comunicações escritas, incluindo e-mails e mensagens instantâneas.
Revisar cuidadosamente antes de enviar qualquer comunicação oficial.
Abster-se de postar informações sobre clientes, casos em andamento ou detalhes da viagem em redes sociais.
Evitar comentários públicos que possam ser interpretados como posicionamento oficial do escritório.
O consumo de álcool deve ser moderado e restrito a ocasiões sociais apropriadas, nunca antes ou durante compromissos profissionais.
É estritamente proibido o uso de substâncias ilícitas durante toda a viagem.
Estar atento a potenciais conflitos de interesse que possam surgir durante a viagem.
Reportar imediatamente ao escritório qualquer situação que possa configurar conflito de interesse.
Seguir rigorosamente a política do escritório sobre aceitação de presentes e hospitalidade.
Em caso de dúvida, consultar o superior imediato ou o departamento de Compliance antes de aceitar qualquer oferta.
Manter a confidencialidade de documentos e informações do escritório e dos clientes.
Utilizar apenas dispositivos e redes autorizados para acessar informações sensíveis.
Evitar discussões sobre assuntos confidenciais em locais públicos.
Demonstrar respeito pela diversidade cultural, étnica, religiosa e de gênero em todas as interações.
Abster-se de comentários ou comportamentos discriminatórios.
Reportar imediatamente ao escritório quaisquer incidentes, violações éticas ou situações que possam comprometer a integridade profissional.
Participar de treinamentos periódicos sobre conduta profissional e ética oferecidos pelo escritório.
Manter-se atualizado sobre as melhores práticas de conduta profissional na advocacia.
A segurança e o bem-estar dos colaboradores em viagem são prioridades máximas para o escritório. Esta seção estabelece os procedimentos e recursos disponíveis para lidar com emergências e fornecer suporte adequado durante viagens corporativas.
Revisar e salvar todos os contatos de emergência no celular
Fazer cópias digitais de documentos importantes (passaporte, vistos, cartões)
Manter o escritório informado sobre o itinerário e quaisquer alterações
Ter sempre em mãos os números de contato de emergência
Manter carregador portátil para garantir que o celular esteja sempre operacional
Para problemas com equipamentos de TI fornecidos pelo escritório, contatar a Controladoria no Grupo Geral do WhatsApp.
Para dúvidas sobre reembolsos, adiantamentos ou uso do cartão corporativo, contatar o Setor Administrativo-Financeiro
Para mudanças não urgentes no plano de viagem, contatar o Setor Administrativo-Financeiro durante o horário comercial
Após qualquer incidente ou emergência, submeter um relatório detalhado ao superior imediato e ao Departamento de Recursos Humanos em até 48 horas após o retorno
Participar de sessões de treinamento obrigatórias sobre procedimentos de emergência em viagens
Revisar anualmente os protocolos de emergência e contatos
Esta política será revisada anualmente pelo Comitê Executivo, ou sempre que necessário, para garantir sua adequação às necessidades do escritório e às melhores práticas do mercado.
Dourados/MS, 06 de março de 2025.
VINCIGUERA & REIC ADVOGADOS ASSOCIADOS
OAB-MS 652/14
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